Dokumentenmanagement mit System: Dem Chaos Herr werden

Sicher so einige von Euch werden es kennen: Auf dem Schreibtisch stapeln sich die Papiere, dort liegt ein Brief, der beantwortet werden möchte, ein anderes Schreiben erinnert einen höflichst daran, einen bestimmten Betrag nun zu überweisen und einige handgeschriebene Notizen vom letzten Telefonat sind auf ein Schmierblatt gekritzelt. Nun hat sich das Schmierblatt als Rückseite eines wichtigen Formulars entpuppt, der zu überweisende Betrag enthält bereits eine Mahngebühr und der Brief hat bereits Alterserscheinungen angesetzt.

Dieses Chaos ist aber nicht bloß auf den realen Schreibtisch beschränkt, auch im virtuellen Bereich, auf dem heimischen Rechner herrscht oft Unordnung, das aber durch ein Dokumenten Management System, kurz DMS, leicht in den Griff zu bekommen ist.

Dokumentenmanagement: Eine elektronische Ablage

Wie gesagt, ob in Schule und Studium, im Home Office oder im Büro, irgendwie fällt immer lästiger Papierkram an. Die heutige Zeit bringt es aber mit sich, dass auch digital so einige wichtige Dokumente einem übermittelt werden. Richtiges Dokumentenmanagement im Rechner fängt mit der Ordnerstruktur im PC oder Notebook an und setzt sich bis hin zur Einrichtung des E-Mail-Programms fort. Ein DMS unterstützt Dich dabei, Dokumente zu sichern, zu archivieren, zu verwalten und auch nach längerer Zeit wiederzufinden.

Was ist das genau, ein DMS?

Ganz allgemein werden in einem solchen System Dokumente meist in einer Art Datenbank abgelegt und mit zusätzlichen Informationen versehen. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise der Autor oder das Entstehungsdatum eines Dokuments erfassen und man kann sich so bei Bedarf alle Dokumente eines Autors anzeigen lassen. Selbstverständlich müssten zur Verwaltung von echten Briefen – also solchen, die noch in Papierform im Briefkasten landen – Scans angefertigt werden, um diese im System zu hinterlegen.

Dokumenten-Mnagement-mit System
Dokumenten-Mnagement-mit System

Ordnung schaffen – auch im Studium

In der Regel schaffen es viele Studenten bis zur ersten großen Abschlussarbeit die Ordnung auf dem Schreibtisch noch als kreatives Chaos zu verstehen. Beim Verfassen eine Bachelor- oder Master-Arbeit – oder gar einer Dissertation – heißt es aber über einen längeren Zeitraum nicht den Überblick zu verlieren. Galt hier früher noch der Zettel- oder Kartei-Kasten für Notizen und bibliographische Vermerke als Mittel der Wahl, hat im wissenschaftlichen Betrieb die Digitalisierung längst Einzug gehalten.

Ein papierloses Büro dank DMS?

Ein oft erklärtes Ziel ist das papierlose Büro. Im normalen Heimbereich mag dies noch umständlich erscheinen, da viele Briefe – gerade von Behörden und Krankenkassen – oft noch per Post zugestellt werden und diese erst digitalisiert werden müssten, um sie in eine Dokumentenmanagement-Software einzupflegen. Dennoch hat dies auf Dauer auch Vorteile: So kann man auf einem Blick die gesamte Korrespondenz mit einer Behörde überblicken und auch auf ältere Schreiben Bezug nehmen.

Fazit

Probier es doch einfach mal aus. Vielleicht kannst Du mit einem Dokumentenmanagement Deine Arbeitsabläufe zu Hause im Homeoffice optimieren. In vielen modernen Büros ist entsprechende Software eh häufig schon in Betrieb -und es kann daher natürlich ein Vorteil für den Einstieg ins Berufsleben sein, wenn Du schon einmal mit einem DMS in Berührung gekommen bist und damit erste praktische Erfahrungen sammeln konntest.

Nachtrag:
„Reine“ Dokumenten-Management-Systeme sind in der Cloud eher selten. Meistens werden sie für bestimmte Anwnedungsfälle oder Branchen angepasst bzw. optimiert.

Ein schönes Beispiel sind die Verbindungen von einem virtuellen Datenraum mit Workflow-Systemen (Branchen-unabhängig) oder für Einsatzzwecke als Investor-Relations-Software wie z.B. hier.

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