SaaS Datarooms als leistungsfähige Problemlösung im Internet Zeitalter

Wer in diesen Tagen eine Firma erwirbt und auch auch ein einen Betrieb auf den Markt bringt, der kann den Einsatz eines virtuellen Datenraums nicht oft umgehen. Wir beschreiben Tipps, was Sie konkret bei der Selektion und beim Einsatz eines virtuellen Datenraums bemerken sollten.

Online Datenräume sind effektiv

Online Datarooms sind auf keinen Fall einfach nur elektronische Kopien von physischen Datarooms. Ein Internet Daten-Raum ist in vielerlei Aspekten effektiver oder zielführender als konventionelle Methoden zur Dokumenten-Ablage.

Due Diligence Failures by L. Burke Files

Simple Behandlungsweise u. a. kluge Routinen

  • WWW Datenräume sind bequem und auch unkompliziert zu betätigen. Alle Nutzer sparen ab der ersten Stunde Zeit bei der Verwendung
  • Unter Zuhilfenahme von die eingebaute Volltextsuche kommen alle Benutzer viel schneller zum Schluss, da Sie lediglich die Dokumente anschauen, welche für sie gleichwohl von Bedeutung sind .
  • Unnötiges Suchen in unendlichen Papierdokumenten fällt weg.

Leichtes oder praxis-erprobtes Konzept

  • Alle Benutzer können ganz ohne Einweisung, Schulung und auch auch Selbst-Studium des Handbuchs gleich mit ihrer Beschäftigung im web anfangen und dadurch ergiebig sein.
  • Jeder Benutzer findet sich angesichts des unmissverständlich strukturierten Designs und auch der simplen Handhabung im WWW-Dataroom gleich zurecht.
  • Jedweder Benutzer „sieht“ lediglich die Funktionen und Funktionalität des web, welche er auch tatsächlich nutzen kann. Damit unterbleiben unnütze Beschäftigungen automatisch .

Augenblicklich einsatzbar

  • Für Anwendung braucht der Benutzer einzig den Rechner und einen Internet-Zugang
  • Dank der Gegebenheit, dass Virtuelle Datarooms über jeden beliebigen World Wide Web-Webbrowser genutzt werden können, ist keine zusätzliche Anwendung auf dem Notebook, iPad oder PC des Benutzers gebraucht.
  • Jedweder Nutzer kann damit auch technisch gesprochen umgehend starten
  • Das Aufsetzen von Applikationen ist nocht notwendig und ebenso die intern EDV-Division wird erleichtert sein, da sie auf keinen Fall noch eine Anwendung einstellen u. a. in Schuss halten muss

DMS-Features unterstützen bei der Gliederung

  • Zusätzlich können Benutzer sowie Superuser der virtuellen Datenräume Dokumente ebenso noch extra modifizieren u. a. kennzeichnen
  • Anhand Dokumentencharakteristikuma oder Dokumentenarten können Dokumente Datenraum jederzeit darüber hinaus Kategorien zugeordnet werden und auch dadurch ein Dokument einer Themenstellung und auch einer Aufgabenstellung zugewiesen werden.
  • Weiterführend stellt der Datenraum mit den sog. Meta-Tags völlig ungehindert konfigurierbare Dokumenten-Felder zur Wahl, die es erlauben dem Manuskript sonstige Begriffe zuzuweisen. Dies erschafft eine leistungsfähige Struktur und Übersichtlichkeit.

Alle Beteiligten verweilen wo diese sind – in ihrem Büro

  • Bei der effektiveb Anwendung von Web Datenräumen entfallen Dienstreisen, Reisekosten u. a. oft anfallende Reisekosten von jetzt auf gleich
  • Jeder Anwender kann von seinem Stelle aus sofort mit dem Lesen und auch der Recherche in Dokumenten starten. Das spart zum einen Zeit oder ist für die meisten Angestellten fühlbar stressfreier oder leistungsfähiger, da sie sich in einer gewohnten Situation befinden.
  • Die sonst gängigen Mietabgaben für physische Räume und die damit häufig auch verbundenen Kosten für Wachdienste, Sicherheit u. a. auch Speisen fallen weg.

Vorteile durch paralleles Betrachten

Ein auf keinen Fall zu vernachlässigender Aspekt bei der leistungsfähigen Anwendung von Online Datenräumen ist der Umstand, dass alle engagierten Organisationen von jetzt auf gleich oder ganz besonders zur gleichen Zeit zugreifen sollen.
In der Historie hatte man häufig zusätzlich den Konflikt, dass der Dokumentenbestand nur ein einziges mal vorhanden war und sich gegnerische Parteien (meist die Nachfrage) sich ganz und gar nicht physisch zu sehen bekommen sollen. Dadurch folgte oftmals eine nacheinander gelagerte Arbeit im Datenraum. D.h. jede Bieterphase musste mit einem potenziellen Käufer nach dem anderen nacheinander umgesetzt. Dies brauchte wertvolle Arbeitszeit u. a. Geld.
Mit Internet Datenräumen lassen sich derartige Abläufe ohne Bedrohung parallelisieren und auch dadurch sowohl zeitlich reduzieren als auch monetär leistungsfähiger ausführen.

Was sollen Internet-Archiv-Interessenten beachten?

Im Kontrast zum körperlichen Datenraum müssen die Dokumente für einen Internet-Datenraum durch der Natur der Vorgehensweise elektronisch – folglich ohne Papier – da sein. Laut den Erfahrung des Datenraum-Teams ist dies mittlerweile zu mindestens 50% schon gegeben. Für die meisten Kunden ist es deshalb auch überhaupt keine Frage zu den bereits eingescannten Akten u. a. Dokumenten die noch offenen Papiere zu scannen und in den web Datenraum hochzuladen.

Wann braucht man einen digitalen Datenraum?

Die Einsatzzwecke sind durchaus verschieden: Egal ob Sie ein eine Firma kaufen oder eine ausführliche Prüfung durchführen. Sie werden in der Regel viele Belege studieren und auch evaluieren müssen.
UnserEmpfehlung: Eine präzise Checkliste bei Due Diligence hilft, die wichtigsten Aspekte zu beachten.

Mit eingebetteten Verbindungen binden Sie ihre Informationstechnik-Systeme an Online-DMS an

Zu guter letzt können Unternehmen, die WWW Archive fortlaufend benutzern, bestehende IT-Landschaften mit der Online-API an das Online-Archiv anbinden.
Die anpassbare SOAP-API ermöglicht es, dass jedes existierende Informationstechnik-System unkompliziert oder sicher seine bestehenden Papiere und Dokumente mit dem Internet Datenraum austauschen kann und auch damit sicher gestellt ist, dass z.B. individuelle u. a. dessen ungeachtet leistungsfähige Ablagearchive erstellt werden.
– So dienen Datenräume auch als zentrales Dokumenten-Archiv im World Wide Web, auf das Benutzer wie gewohnt über die WWW-GUI zugreifen, dessen Papiere aber automatisiert von bestehenden Informationstechnik-Systemen der Organisation per Schnittstelle geliefert werden.
Auf diese Weise machen Firmen aus der bestehenden IT-Landschaft ein eingebettetes System ohne die Investition in ihre vorhandene EDV-Strukturen zu gefährden.
So ist ein virtueller Datenraum eine sinnige Ergänzung für alle Firmen.

Virenschutz auch für Linux & Co

Als Firma braucht man heute zwingend einen 100%-igen Schutz um sich und ihre Mitarbeiter gegen die Gefahren von Keyloggern, Trojanern oder Computer-Viren wie etwa „Melissa abzusichern. Ein echter Virenschutz ist dabei die erste Wahl, wenn Sie als Unternehmen mit 3 Nutzern optimal abgesichert bleiben wollen.

Dabei geht es nicht nur um Windows oder virtuelle Umgebungen. Auch Linux, vor allem die Server , müssen vor Viren / Trojanern geschützt sein.

Umfassender Schutz für Linux.

Kein Betrieb kann es sich heute leisten, länger als einige Stunden auf die Notebooks, Server oder das Netzwerk zu verzichten. Allerdings ist es vor allem für Laien nicht einfach, aus der Vielfalt der Antiviren-Produkte ein passendes Angebot für den eigenen Bedarf zu finden. Ein Virenschutz für Linux muss dabei stets aktuell sein um etwa eine bösartige Malware zuverlässig identifizieren zu können.
Im besten Fall kommen die User mit dem Virus gar nicht in Kontakt. Die Zahlen sind an dieser Stelle leider eindeutig: Zu mehr als 80% wird ein schädlicher Trojaner von ahnungslos Angestellte in ihr Unternehmen gebracht.

Antivirus-Lösungen von ESET für ihr Unternehmen

Ob ihre Virenschutz-Software das Surfen im Internet, ihre elektronische Post oder Ihre Dateien schützt, legen Sie dabei in der Regel selbst fest. Mit der Administrations-Oberfläche von ESET können Sie alle notwendigen Einstellungen für ihre PCs selbst vornehmen. In jedem Fall müssen Sie darauf achten, dass ihre Antiviren-Software mehrmals täglich automatisch erneuert wird. Bei einem Software-Produkt wie ESET File Security for Linux/BSD/Solaris werden mehrmals täglich die so genannten Viren-Muster genau geprüft.

Nur mit einer Virenschutz-Software sind sowohl ihre Nutzer als auch ihr ganzes Unternehmen vor der großen Gefahr durch einen schädlichen Trojaner sicher. Die Produkte von ESET bieten an dieser Stelle zuverlässigen Schutz für Sie und ihre Kollegen.
Mit dem ESET File Security for Linux/BSD/Solaris schützen Sie bis zu 3 User gegen Malware und Viren.

ESET File Security für Linux/BSD oder Solaris bekommt man schon ab 140,00 € pro Arbeitsplatz bei einer Laufzeit von 1 Jahr. (gilt glaube ich bei einer Menge von 3 Lizenzen)

 

Warum gutes Webdesign für deinen Blog doch wichtig ist

Es gibt in der realen Welt viele Sprichworte, die auch in der digitalen Welt ihre Berechtigung haben. Wenn Du bei Deinem Webdesign daran denkst, dass der „Ton die Musik macht“ oder „die Liebe im Detail steckt“, hast Du schon zwei gute Ansätze berücksichtigt. Denn wie Du „in den Wald hineinrufst, so schallt es heraus.“

Zuviel Information erschlägt

Wie Du es von Dir selber wahrscheinlich kennst, wirken lange Texte über die ganze Breite der Seite abschreckend. Die Lesegewohnheit und Aufnahmefähigkeit am Bildschirm will schnell und übersichtlich bedient werden. Ein gutes Webdesign bietet eine überschaubare „Landebahn“ und nutzt die große Auswahl an Designelementen, um große Text- und Informationsmenge in appetitliche Häppchen zu unterteilen.

Wenn das Auge beim Webdesign die Orientierung verliert

Nicht umsonst haben Zeitungsmacher schon in den Anfängen der Medienproduktion Spalten erfunden. Sie erlauben dem Auge ein leichtes Verfolgen des Textes von Zeile zu Zeile. Wenn Du einen zu breiten Abstand zwischen linkem und rechtem Textrand hast, wird das Lesen anstrengend und endet oft zu schnell.

Happen erlauben individuelles Naschen

Du hast sicher auch schon Blogs gefunden, auf denen vor lauter Ernsthaftigkeit die pure Langeweile regierte. Ein gutes Webdesign deiner Website kann auch bei sehr seriösen Themen locker gestaltet werden. Wichtig sind Angebote, die dem Leser die gewünschte Informationstiefe durch eine logische und intuitiv erfassbare Bewegung im Blog liefern.

Die Entfernung ist ein Klick

Eine goldene Regel ist die Klickdistanz, mit der Besucher und Leser ihre Ziele erreichen. Wenn Du eine klare Menüführung anbietest, die idealerweise selbsterklärend ist, gibst Du Deinem Blogbesucher gute Orientierung und die Möglichkeit, in Deinem Webdesign zu surfen. Unmittelbare Themenzusammenhänge sollten immer nur einen Klick entfernt sein.

Webdesign einfach gemacht
Webdesign einfach gemacht

Vorsicht vor Rausschmeißern

Es ist unbestreitbar ein toller Service jedes Blogbetreibers, externe Links anzubieten, die für den Besucher auch von Interesse sein können. Allerdings darfst Du nie vergessen, dass jeder Link, der aus Deinem Blog hinausführt, einen Abschied des Besuchers bedeuten kann. Platziere externe Links durchdacht und nicht zu prominent.

Lese-Tipp: Ist Webdesign tot ? (ich finde nicht, aber lies ruhig mal)

Aufmachung passt zum Inhalt

Wie im richtigen Leben sollte das Design Deines Blogs immer mit dem Thema harmonieren. Wenn bunte Bälle und Animationen auf einem Blog über ungewollte Schwangerschaften herumhüpfen, irritiert das Besucher genauso wie tristes Schwarz in Grau für Themen in den Bereichen Mode, Fashion und Ähnlichem.

Aktualität ist wichtiger als die Besucherzahl

In vielen Blogs sind ausführliche statistische Angaben anzutreffen, die vor allem in der deutlich sichtbaren und prominent platzierten Besucherzahl ihren Ausdruck findet. Nicht ganz so häufig wird die zeitliche Relevanz des Blogs betont. Du solltest in Deinem Webdesign darauf achten, Deine Besucher über die Aktualität auf dem Laufenden zu halten.

Was draufsteht, sollte auch drin sein

Wer einen Blog besucht, hat meist eine Erwartungshaltung. Wenn Du also im Metatitel für die Suchmaschine Informationen über die besten Tandläden Deiner Stadt versprichst und im Blog drei Erfahrungsberichte aus zwei unterschiedlichen Discos zu finden sind, wird der Besucher enttäuscht sein und wahrscheinlich nicht wiederkommen.

Technisch einwandfreie Funktion

Neben den vielen inhaltlichen und gestalterischen Aspekten für Dein gutes Webdesign muss auch der Unterbau perfekt funktionieren. Achte auf schnelle Ladezeiten grafischer Elemente und passe auch interaktiv erlangte Posting technisch an. Verzichte im Zweifel auf aufwendige Animationen, für die eine Mehrheit an Blogbesuchern nichts übrig haben.
Übrigens: Wie man Bloggen mit richtig gutem Design verbinden kann, kannst Du in der Blogger-Akademie der Web-Redaktion lernen. Die posten dazu immer wieder gute Tutorials und Tipps.
Viel Spaß dabei

Dokumentenmanagement mit System: Dem Chaos Herr werden

Sicher so einige von Euch werden es kennen: Auf dem Schreibtisch stapeln sich die Papiere, dort liegt ein Brief, der beantwortet werden möchte, ein anderes Schreiben erinnert einen höflichst daran, einen bestimmten Betrag nun zu überweisen und einige handgeschriebene Notizen vom letzten Telefonat sind auf ein Schmierblatt gekritzelt. Nun hat sich das Schmierblatt als Rückseite eines wichtigen Formulars entpuppt, der zu überweisende Betrag enthält bereits eine Mahngebühr und der Brief hat bereits Alterserscheinungen angesetzt.

Dieses Chaos ist aber nicht bloß auf den realen Schreibtisch beschränkt, auch im virtuellen Bereich, auf dem heimischen Rechner herrscht oft Unordnung, das aber durch ein Dokumenten Management System, kurz DMS, leicht in den Griff zu bekommen ist.

Dokumentenmanagement: Eine elektronische Ablage

Wie gesagt, ob in Schule und Studium, im Home Office oder im Büro, irgendwie fällt immer lästiger Papierkram an. Die heutige Zeit bringt es aber mit sich, dass auch digital so einige wichtige Dokumente einem übermittelt werden. Richtiges Dokumentenmanagement im Rechner fängt mit der Ordnerstruktur im PC oder Notebook an und setzt sich bis hin zur Einrichtung des E-Mail-Programms fort. Ein DMS unterstützt Dich dabei, Dokumente zu sichern, zu archivieren, zu verwalten und auch nach längerer Zeit wiederzufinden.

Was ist das genau, ein DMS?

Ganz allgemein werden in einem solchen System Dokumente meist in einer Art Datenbank abgelegt und mit zusätzlichen Informationen versehen. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise der Autor oder das Entstehungsdatum eines Dokuments erfassen und man kann sich so bei Bedarf alle Dokumente eines Autors anzeigen lassen. Selbstverständlich müssten zur Verwaltung von echten Briefen – also solchen, die noch in Papierform im Briefkasten landen – Scans angefertigt werden, um diese im System zu hinterlegen.

Dokumenten-Mnagement-mit System
Dokumenten-Mnagement-mit System

Ordnung schaffen – auch im Studium

In der Regel schaffen es viele Studenten bis zur ersten großen Abschlussarbeit die Ordnung auf dem Schreibtisch noch als kreatives Chaos zu verstehen. Beim Verfassen eine Bachelor- oder Master-Arbeit – oder gar einer Dissertation – heißt es aber über einen längeren Zeitraum nicht den Überblick zu verlieren. Galt hier früher noch der Zettel- oder Kartei-Kasten für Notizen und bibliographische Vermerke als Mittel der Wahl, hat im wissenschaftlichen Betrieb die Digitalisierung längst Einzug gehalten.

Ein papierloses Büro dank DMS?

Ein oft erklärtes Ziel ist das papierlose Büro. Im normalen Heimbereich mag dies noch umständlich erscheinen, da viele Briefe – gerade von Behörden und Krankenkassen – oft noch per Post zugestellt werden und diese erst digitalisiert werden müssten, um sie in eine Dokumentenmanagement-Software einzupflegen. Dennoch hat dies auf Dauer auch Vorteile: So kann man auf einem Blick die gesamte Korrespondenz mit einer Behörde überblicken und auch auf ältere Schreiben Bezug nehmen.

Fazit

Probier es doch einfach mal aus. Vielleicht kannst Du mit einem Dokumentenmanagement Deine Arbeitsabläufe zu Hause im Homeoffice optimieren. In vielen modernen Büros ist entsprechende Software eh häufig schon in Betrieb -und es kann daher natürlich ein Vorteil für den Einstieg ins Berufsleben sein, wenn Du schon einmal mit einem DMS in Berührung gekommen bist und damit erste praktische Erfahrungen sammeln konntest.

Nachtrag:
„Reine“ Dokumenten-Management-Systeme sind in der Cloud eher selten. Meistens werden sie für bestimmte Anwnedungsfälle oder Branchen angepasst bzw. optimiert.

Ein schönes Beispiel sind die Verbindungen von einem virtuellen Datenraum mit Workflow-Systemen (Branchen-unabhängig) oder für Einsatzzwecke als Investor-Relations-Software wie z.B. hier.

Warum du in meinen Blog lesen solltest

Wieso soll ich auch noch bloggen

Online Artikel oder Blog-Beiträge verfassen ist außerordentlich beliebt – stimmt – ich mache es ja auch. Deshalb ist das auch nicht verwunderlich, dass sich dadurch eine absolut eigenständige Comunity, der Blog Schreiber, herausgebildet hat. Bei anderen Menschen stoßen Blogger gelegentlich auf Unverständnis, weshalb die Viel-Schreiber so extrem vom Schreiben schwärmen. Vielen Mitmenschen bewegt daher auch die Frage, weshalb überhaupt online texten?

Bloggen, weil es die persönlichen Interessensgebiete einnimmt

Es gibt sehr zahlreiche Gründe, warum man sich absolut einmal dafür hinreißen lassen kann, selbst mit dem Texten zu beginnen. Dazu bietet Artikel selbst schreiben von Texten in Blogs die Möglichkeit, eigene Standpunkte zu zeigen. Häufig dauert das auch keinesfalls lange, nachdem sich Gleichgesinnte eingefunden haben. So hat man umgehend eine feine Gruppe um sich hinzu oder wird einfach Teil einer solchen Gemeinschaft. Doch dieses Schreiben muss noch nicht dazu etwas Ausgefallenes sein, warum man sich zum Schreiben in einem Inhalt hinreißen sollte. Selbst wenn man sich dabei etwas vom Gewissen schreiben will, ist ein Blog das richtige Mittel dafür. Denn natürlich lassen sich damit sich dadurch die buntesten Blogs ebenfalls komplett diskret schreiben, also so, weshalb sie nie durch andere Personen aber auch andere Interessierte, die nicht erwünscht wären, einfach mitverfolgt werden könnten.

Geld verdienen fast nahezu automatisch mit dem Webauftritt

Jedoch bei diesen Gründen gibt dieses Schreiben auch noch weitere Vorzüge, die dazu sprechen, wieso man unbedingt einen eigenen Blog ersrtellen sollte. Denn mit einem eigenen Blog kann man auch gutes Geld verdienen. Selbst so es auch ein paar Euro im Monat abwirft: man kann viel verfassen, was meine Person will ist nicht gezwungen, irgendetwas zu publizieren oder sich an feste Zeiten zu festzulegen. Hat man Zeit zum Texten Artikel verfassen, macht man das, hat man null Lust, dann halt nicht. Und trotzdem kann immer wieder Geld verdient werden. So hat es immer mehr Plattformen, auf denen man Werbeflächen auf dem eigenen thematischen Tagebuch zu attraktiven Preisen anbiedern kann. So sich schon ein dauerhaftes kleines Einkommen erreichen.

Übrigens – Hier ist noch meine persänliche Hitliste, die mir beim Start im Blog geholfen hat:

  • Die Blogger-Akademie der Web-Redaktion.net (viele Tipps zum Thema Bloggen und wie man sein Hobby sogar vermarketen kann)
  • Tolle Vorlagen in Sachen Design und Homepage-Gestaltung
  • Auf der Seite SEO-Check kannst Du deine Seite gleich mal nach den üblichen Fehlern absuchen und bekommst Tipps, wie du deine Seite verbessern kannst.
  • In Sachen Social Media kann ich dir Felix Beilharz ans Herz legen. Von ihm (und Sandra Holze ) kannst Du eine Menge über den Einsatz von Facebook und Twitter lernen.
  • Eine tolle Liste an z.T. kostenfreien Tools für Unternehmer habe ich auf Unternehmer-Portal gefunden. Viele davon können nicht nur Selbständige gut gebrauchen.
  • Auch ein Abstecher wert: Der Online-Marketing Blog .
Mit dem eigenen Blog Geld verdienen
Mit dem eigenen Blog Geld verdienen

 

Wenn Du selbst einen Tipp hast – schreib ihn mir über in die Kommentare.